[감사업무에 챗지피티 활용하기 #2]보고서 작성 및 문서화

챗지피티를 활용하여 감사 결과를 문서화하고 보고서를 작성할 수 있다. 사용자가 분석 결과와 결론을 입력하면, 챗지피티가 이를 기반으로 잘 구성된 보고서 초안을 생성할 수 있으며, 감사 과정에서 발견된 이슈에 대한 개선안을 제안받을 수도 있다.

 

이 글에서는 [감사업무에 챗지피티 활용하기 #1]데이터 분석 및 해석의 예시를 약간 수정하여 활용한다. 

보고서 작성은 Part II를 활용할 것. Part I도 '[감사업무에 챗지피티 활용하기 #1]데이터 분석 및 해석'에 일부 추가 된 사항이 있다. 

Part I. 데이터 분석 활용 감사

[프롬프트] 입력

아래 데이터를 활용하여 이어지는 물음에 답 해 주세요.
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날짜, 사용자, 사용처, 사용금액, 사용 용도
2023-12-01, 강감찬, 고려문구, 20000, 부서 문구류 구입
2023-12-03, 박희도, 은성칼국수, 90000, 박희도 1인 식대
2023-12-03, 손나래, 쾌차약국, 5000, 손나래 약품 구입
2023-12-05, 정찬성, 신라복싱, 150000, 복리후생
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회사 비용 지출 규정
- 평일 근무만 허용하며 토요일, 일요일, 공휴일에는 원칙적으로 비용 사용 불가능
- 식대는 1인 1회 15000원 이상 지출 불가능
- 비용 사용 용도는 식사, 문구류 구입, 부서 회식이며 나머지는 별도 허가가 없는 경우 비용 사용 불가
- 상기 개별 규정 중 하나라도 위반시 이는 비용 지출 규정 위반임

 

[챗지피티 응답]

챗지피티가 간단한 검토 결과를 피드백 했다. 하지만 우리 감사인 입장에서는 이 결과를 다양한 이유로 받아들일 수 없다. 

비용지출 규정에 따르면

• 인당 식대한도가 1식당 15000원인데 박희도가 지출한 식대는 90000원이다. 
• 규정에 약품 구입은 별도 허가를 받아야 하는 지출 항목이다. 
• 규정에 복리후생은 별도 허가를 받아야 하는 지출 항목이다. 

 

[프롬프트] 입력

비용 지출 규정에 따르면 1인당 1회 15000원 초과 식대는 규정에 부합하지 않습니다. 위 데이터 중 비용 지출 규정의 식대 항목을 위반하는 건을 알려주세요. 

 

[챗지피티 응답]

(이슈 1)

2023년 12월 3일 박희도가 은성칼국수에서 1인 식대한도 15000을 초과하는 식사를 한 것을 확인하였다. 추가 확인을 통해 전표의 적요사항이 6인 이상이 식사했는데 1인이 한 것으로 잘못 기재했는지 확인을 거쳐 이슈를 확정해야 한다.  

 

[프롬프트] 입력

비용 규정의 사용 용도에 부합하지 않는 지출 건들을 알려주세요.

 

[챗지피티 응답]

 

(이슈 2)2023년 12월 3일 손나래가 쾌차약국에서 약품을 구입한 것을 확인하였다. 그리고 2023년 12월 5일 정찬성이 신라복싱에서 150000을 지출 한 건을 확인했다. 추가 확인을 통해 위 두 건들이 사전 지출 허가를 득 하였는지 확인 후 이슈를 확정해야 한다. 

 

[프롬프트] 입력

위 지출 건들의 날짜가 어떤 요일에 지출 되었는지 확인해 주세요.( 이 질문은 챗지피티의 요일관련 혼돈을 막기 위해 절차적으로 한 질문임. 이 질문을 한 구체적인 이유는 별도 글에서 다룰 예정임)

 

[챗지피티 응답]

 

[프롬프트] 입력

구매 규정에 따르면 토요일, 일요일, 공휴일은 비용을 사용할 수 없도록 되어있습니다. 이 규정을 위반한 지출건은 어떤 건인가요?

 

[챗지피티 응답]

(이슈 3) 박희도와 손나래가 2023년 12월 3일 일요일에 비용 지출 규정을 위반했다. 

 

 

Part II. 보고서 작성

본 감사를 통해 우리는 세 가지 유형의 이슈를 적발했고 이제 감사 보고서를 챗지피티를 활용하여 작성해 보자. 

 

[프롬프트] 입력

(보고서 작성)을 위해 분석을 통해서 발견한 사항들을 종합 해 달라고 챗지피티에게 요청하였다. 

 

지금까지 분석을 통해 발견한 사항들을 종합 해서 구체적으로 알려 주세요. 출력은 표 형태로 해 주시고 표의 내용은 날짜, 사용자, 사용처, 사용 금액, 사용 용도, 비용 규정 위반인 사유, 추가 확인 필요 사항으로 작성 해 주세요.  만약 비용 규정 위반인 사유와 추가 확인 필요사항이 여러 개 이면 bullet으로 구분하여 다 표시 해 주세요.  

 

[챗지피티 응답]

상기 테이블 중 첫 번째 데이터인 2023년 12월 01일 강감찬의 문구류 구입은 규정에 부합하는 것으로 만약 위 표에서 생략하고 싶다면 비용 규정 위반이 아닌 건은 표에서 제거해 달라고 요청하면 된다. 아래는 그렇게 요청하여 얻은 이슈 종합 표 이다. 

 

 

챗지피티를 활용하여 보고서를 작성 할 때, 감사의 목적, 감사 경과, 감사 범위 등 제반 보고서 작성에 필요한 정보들은 작성자가 챗지피티에 알려주고, 보고서 작성을 요청하면 챗지피티가 그럴듯 한 보고서를 작성 해 준다. 

 

잊지 말아야 할 것은

• 항상 챗지피티가 작성해 준 보고서가 정확하게 작성되었는지 반드시 사용자가 확인해야 함
• 챗지피티 3.5에는 기능상 분석에 제약이 존재할 수 있으니 챗지피티 4.0을 활용하는 것 고려